우선 BPM이란 용어가 낯선 분들을 위하여 BPM이 무엇인지에 대해 간략히 살펴보도록 하겠다.
최근까지 가트너에서 정의한 바에 따르면 "Process 관리 및 Workflow 기술과 EAI 기술의 혼합을 통해 사람 사이의 풍부한 상호작용과 강력한 Application 연결을 지원하는 것"이라고 정의를 내리고 있었다. 그러나 BPM 전문가들도 지적하듯, 가트너 스스로도 BPM이 가지고 있는 본질적인 속성이 IT분야에만 종속되기에는 무리가 있다고 판단하고 다음과 같이 BPM의 정의를 새롭게 내리고 있다. 가트너의 데이비드 멕코이 등을 비롯한 애널리스트들은 2005년 6월[ * BPM : 프로세스관리형 조직 준비하기"라는 보고서에서 Tool과 기능 중심의 정의에서 벗어나 일상적인 경영활동을 위한 방법론이라는 측면을 강조한 새로운 정의인 "민첩성과 운용 효율을 증대하기 위해, 비즈니스 환경을 통제하는 일상적인 경영활동" ] 새롭게 BPM을 정의내리고 있다. 또한 BPM은 방법론, 정책, 측정지표, 일상적인 경영활동과 S/W Tool 등을 이용해 조직의 업무와 프로세스를 끊임없이 최적화를 통해 기업의 민첩성과 효율증대에 기여하는 것을 그 목표로 제시하고 있다.

가트너가 BPM의 정의를 새롭게 내린 것에서도 알 수 있듯이 BPM이 단순한 Enterprise Solution의 속성에서 벋어나 IT 그들만의 세계가 아닌 Business(Off-Line)와 IT(On-Line)의 경계를 허무는 또는 그 경계를 혼합시키려고 하는 IT Solution의 궁극적인 목표에 현재까지 가장 근접한 해결책이 아닌가 하는 생각을 해보게 된다. 지금까지의 IT 특히 기업용 어플리케이션의 발전과정은 이에 대한 계속적인 투쟁의 결과였으며, 이제 BPM이라는 Hybrid Solution을 통해 그 목표를 달성해 나가려고 하고 있다.

기업용 IT Solution에서 왜 Process가 화두가 되고 있는 것인가에 대해 살펴보면,
지금까지 알려진 최근의 모든 경영이론들, 즉 리엔지니어링(Reengineering), 프로세스 혁신(Process Innovation), 총체적 품질관리(TQM), 6시그마(Six sigma), 활동기준 원가법(Activity-Based Costing), 가치사슬분석(Value chain analysis), 사이클 시간 단축(Cycle time reduction), 공급망 관리(Supply chain management), 목표관리 경영(Management By objectives) 등 어느 것도 비즈니스 프로세스와 프로세스 경영을 강조하지 않는 것이 없다는 사실이다. 이렇듯 일관되게 나타나는 현상을 감안할 때 아직도 IT 분야는 정적 데이터를 미리 정해진 절차대로 처리하고 프로세스의 작은 부분에 지나지 않는 "비즈니스 응용시스템"만을 만들고 있다는 것이다. 모든 정보시스템은 각각의 비즈니스가 원하는 일부분의 불완전한 모사일 뿐이며, 겉으로 드러나는 모습 뒤에는 프로세스들이 서로 연결되고 서로 관련을 맺는 원리가 존재한다는 사실을 새삼 깨닫게 된 것이 그 주된 요인인 것이다.

이러한 깨달음들이 비즈니스와 IT의 관계에 근본적인 변화를 가져오게 된 것이며, 기업들이 전략, 업무방법, IT에 있어서의 각각의 개발과 실행에 체계적인 방법을 적용하고자 한다면 비즈니스 프로세스의 품질과 표현에 대한 근본적인 인식의 변화가 있어야 한다.
20년전 기업들은 데이터 관리시스템을 도입하기 시작하였다. 그 이유는 비즈니스 데이터의 가치를 인식하였기 때문이다. 이와 똑같은 논리에 의해 프로세스가 비즈니스 응용시스템에 내장되는 방식이 아닌 유기적으로 연동되는 방식의 가치를 인식하게 된 것이다.

BPM은 Killer Application 또는 새로운 비즈니스 이론의 유행이 아니다. 기업들이 오늘날 아무런 의문없이 데이터베이스 관리 S/W를 활용하는 것과 마찬가지로 미래의 기업들이 의존하게 될 토대를 만드는 것으로 이해하여야 한다. 기업에서 중요하게 여기고 있는 Product나 Service는 단지 프로세스의 부산물일 뿐이다. 대부분의 기업들이 프로세스에 대한 많은 혁신 작업들을 수행하는 궁극적인 목표는 제품이나 서비스의 향상을 통한 이익의 창출일 것이다. 왜 그렇게 많은 기업들이 프로세스에 대해 집착하는 것일까? 잠시 꺼꾸로 생각해 보면 "프로세스가 곧 제품과 서비스"임을 알게 될 것이다. 이렇게 중요한 프로세스를 지속적인 변화를 통해 향상시킬 수 있는 지원도구가 BPM인 것이다.

BPM과 e-HR System

짧지만 BPM에 대한 정의와 개념에 대한 것은 윗글에서 살펴보았으며, 이제는 e-HR System(인사정보시스템) 분야에서 Process Consulting 업무를 맡고 있는 필자의 업무와 관련하여 BPM을 통해 e-HR System이 어떻게 진화 할 수 있을까에 대한 짧은 생각을 말해보고자 한다. 시스템 구축 시 프로세스와 관련되어 발생하는 문제점과 BPM solution을 통해 이를 극복할 수 있는 방법에 대한 것이 주된 주제라 할 수 있겠다.

대부분 기업용 어플리케이션의 개발(ERP 패키지의 Implementation 포함)이 그렇듯이 e-HR System 구축을 위해 항상 수행하는 것이 있다. As-Is Process의 분석과 이를 통한 To-Be Process의 Design 이 바로 그것이다. 여기에서도 볼 수 있듯이 e-HR System 구축시에도 반드시 정의되어야 하는 것이 Process이다. 통상 Process Consultant들이 행하는 작업 중의 중요한 부분이 To-Be Process를 정의하는 작업이다. 컨설턴트들의 현업 및 프로젝트 경험, 기타 타 HR Solution이 보유하고 있는 장점들을 취합하여 인사 현업들과의 논의를 거쳐 최적의 프로세스를 찾아내 향후 개발될 시스템에 적용하는 것이 그 주된 작업이다.
항상 To-Be Process를 Design 하지만 왠지 모를 부족함을 느끼게 된다. 그 이유는 프로젝트의 시간제약이라는 것이다. 아무리 좋은 프로세스를 채택한다고 할지라도 그 프로세스를 적용시키기 위해서는 현실적인 제약요건이 따른다. 새로운 프로세스가 적용되기 위해서는 그 프로세스에 관련된 이해 당사자들의 의견 반영이 필요하며 이를 통한 의사결정을 내리는데 걸리는 시간은 항상 프로젝트를 어렵게 만들기 때문에, 인사협업과 프로세스를 제안한 컨설턴트는 감내 할 수준에서 프로세스를 확정 짓고 이를 시스템으로 구현하게 된다. 이것이 e-HR System 구축시 발생하는 프로세스와 관련된 첫번째 문제이다.

확정된 프로세스를 바탕으로 시스템을 구축함에 있어, 최근의 추세는 확정된 프로세스만을 적용시킬 수 있도록 경직된 시스템을 구축하는 것이 아니라, 프로세스의 변동에 대응하기 위해 최대한 시스템을 모듈화 시키고 모듈의 조합을 통해 프로세스를 재구성 할 수 있도록 하는 것이다. 그러나 이러한 시스템의 모듈화도 프로세스 설계자가 생각 할 수 있는 범위내의 프로세스 변동에 대한 대책이 마련될 뿐 혁신적인 프로세스의 변동에 대해서는 완벽한 해결책이 될 수 없음이 두번째 문제인 것이다.

아울러 To-Be 프로세스상에서 도출되어 시스템 영역으로 편성되는 Sub Process나 Activity들은 전체 프로세스의 일부분이라는 것이다. 시스템 영역에서 제공해 줄 수 있는 것들은 확정된 데이터의 처리, 저장 및 이를 검색하는 리포트들이며, 실제 프로세스가 진행 되기 위해서는 많은 Off-Line 데이터들이 참조되고, 처리되어 시스템 영역에 들어오게 되는 것이다. 즉, 특정 프로세스가 원하는 목표대로 잘 진행이 되기 위한 시스템 영역 바깥의 프로세스에 대한 지원은 극히 제한 적일 수 밖에 없다는 것이 세번째 문제인 것이다.

이런 문제들은 비단 e-HR 시스템의 구축시에만 발생하는 문제는 아닐 것이라 판단되지만, 여기서는 BPM Solution을 통한 e-HR시스템의 진화 부분만을 논의의 대상으로 삼겠다. 앞에서 제기한 프로세스와 관련된 문제가 BPM Solution을 통해 어떻게 해결될 수 있는 지 살펴보도록 하겠다.

첫번째 문제와 두번째 문제는 궁극적으로 프로세스의 변동에 대한 대응 방안에 대한 해결책으로 볼 수 있을 것이다. 프로젝트의 시간 제약으로 인한 최적으로 프로세스가 아닌 차선의 프로세스로 시스템이 구축된 경우와 시스템내의 변동성 확보의 문제는 BPM Solution과 e-HR 시스템이 유기적으로 연동되어 있다는 가정이 전제 된다면 프로젝트가 종료된 이후라도 점진적인 프로세스의 개선을 통해 최적을 프로세스로 변경해 나갈 수 있을 것이다. 현재 제공되고 있는 BPM 솔루션들은 프로세스의 지속적인 변화를 관리 할 수 있으며, 일정부분 어플리케이션과의 연동 또한 지원하는 것으로 알고 있다.
그러나 필자가 아는 범위에서는 아직까지는 완벽한 자동화를 지원하는 BPM Solution은 없으나 지속적인 BPM Solution의 발전을 통해 일정 수준 이상의 지원은 향후 몇 년 이내에 가능 할 것으로 판단된다. 단, 범용 BPM Solution과 범용 어플리케이션이 상호 연동되기는 어려울 것이며, 특정 BPM과 특정 어플리케이션이 상호간의 목적에 부합되도록 구성되어 있어야만 가능 할 것으로 판단된다.

프로세스와 관련된 세번째 문제인 시스템에서 지원되지 않는 프로세스에 대한 지원부분에 대한 문제는 BPM Solution에서 제공하는 다양한 방법들을 통해 해결할 수 있을 것이나, 이를 지원하기 위해 많은 BPM solution이 KMS가 제공하는 아이디어를 채택하고 있다. 즉 특정 Activity를 수행하기 위해 필요한 각종의 Off-Line 정보를 Workflow내에서 On-Line 형태로 지원토록 하고 있기에, 업무를 처음 맡는 신입사원이나, 신규로 업무를 맡는 직원들에게도 손쉽게 해당 프로세스를 최적의 방법으로 수행 할 수 있도록 지원하고 있다. 물론 BPM 내에서 이런 정보에 접근하기 위해서는 각 프로세스의 엑티비티별로 해당 정보가 잘 Alignment 되어 있어야 함은 물론이다.
여기서 한단계 더 나간다면, 각 엑티비티를 수행하기 위한 좀더 전문적인 방법론이나 자료들을 타 Web site와 연결시켜 업무에 필요한 정보를 획득 할 수 있도록 지원해 줄 수도 있을 것이다. 즉 전문 Knowledge D/B와 연계를 통해 좀더 질 좋은 프로세스의 결과물을 획득을 통해 경영에 기여 할 수도 있을 것이다.

앞에서도 밝힌 바와 같이 아직은 진행중인, 발전을 지속해야 되는 IT Platform에 대한 얘기를 두서없이 적어보았다. 단순히 인사프로세스 만을 위한 BPM Solution을 도입하는 것은 물론 어려운 일이거나, 너무 낭비적인 일이 될 수도 있을 것이다. 그러나 인사시스템이 가지고 있는 독특함 때문에 인사시스템이 ERP에 같이 포함되지 않는 이유처럼, 인사시스템이 진정한 e-HR System으로 지속적인 발전을 거듭하기 위해서는 거스를 수 없는 BPM의 파도를 현명하게 타고 넘어가야 하지 않을까 하는 조바심에 설익은 생각들을 펼쳐 보았다.

빌게이츠 회장이 94년도 Comdex Fall 기조연설에서 주장한 "Information at your fingertips"라는 개념이 이제 더 이상 꿈이 아닌 기업 Business 현실에서, 특히 인사 프로세스 부문에서 BPM을 통해 그 찬란한 꽃을 피워나갈 것이라 생각하며 글을 마친다.

"내가 나비의 꿈을 꾸는 것인가 ? 나비가 나의 꿈의 꾸는 것일까 ?"